誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術 参加メモ
株式会社サービシンク主催「誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術」に参加したメモです。
2018-04-21ベースキャンプ名古屋にて。
セミナーの内容は、僕が受講前に想像していたよりも意義深いものでした。
僕が期待していたのは、文章テクニックの向上です。
- 文章の書き方を変えることで、炎上案件を防ぐ
- メールで意図した通りに情報を相手に耐えることができれば、連絡コストが下がる
そのために文書の書き方を学ぶと。
しかし受講後には、働き方に関わる範囲で「誰がどう見てもそうとしか受け取れない文書術」が役立つと感じました。
電話で済ませたほうが、早い場合もあるのでは?
メールやチャットなど文書での連絡について、気になっていることがありました。
自分の環境を振り返ってみると「電話で話した方が確実に早く、正確に終わる連絡」があります。
あるいは電話をした方が、クライアントさんにとっても都合が良いのではないか、と想像できる場合もあります。
文書で残すことが大事であることは、間違いないです。
それでも例えば、電話が最適な場合も多かろうと思っていたのです。
自分の心情に近づけて書くと「メール・チャットでの連絡で心が折れたら、電話しちゃおう･･･。話せば分かるもの･･･」という気持ち。
こういう気持ちで僕は、連絡方法をメールから電話に切り替えることがあります。
懇親会の時に、名村さんが質問を受けていました。
「この場合、電話で済ませた方が良くないですか？」といった趣旨の質問です。
答えは「可能な限り文書で残す。文書でやりとりするメリットは、それでもある」だったと記憶しています。
そういう流れで僕は「どうしてそこまでして、文書で残す必要があるのだろう?」と思ったわけです。
しかし名村さんの答えを聞いて、この疑問を解消することができました。
懇親会のタイミングでは記録できなかったので、正しくない部分もあると思いますが、次のように僕は理解しました。
チームで自分以外の人と一緒に働くから、文書で残す
文書で残した方が良い理由の1つは、チームで働いているからだと理解しました。
確かに、電話で電楽したほうが短時間で正確に済む場合もあるでしょう。
しかしそのままでは電話で話したやりとりを、他のスタッフが理解することはできません。情報の再利用ができないのです。
話を単純にしてしまいますが、こういうことだと思いました。
自分が残した文書が自社スタッフ4人に関係するとします。
そのとき、もしも自分の給料が平均の2倍あったとしても、生産性が上がります。
だから、自分以外のスタッフが利用可能な情報には、自分自身の時間を投入するだけの価値があると。
結果として、クライアントさまの時間にも好影響を与えることができます。
また組織やチームで働く以上、小さな事象でもこのように考えないと、無駄な時間が指数関数的に増えそうだなって思います。
1年後でも利用可能な情報として残したいから、文書で残す
文書で残す2つ目の理由は、未来の生産性にも関係するからだと理解しました。
電話で話した内容は、1年たてば話した当人でさえ忘れてしまうでしょう。
しかし文書で残せば、1年後に情報を再利用することができます。
仮に今3人のチームで働いていたとしても、数年後には5人のチームになっている場合があります。
すると、文書を残すことで5人分の生産性に寄与することができるのです。
未来の自分を含めて5人、ということですね。
自分が「電話をした方が適切な場合がある」と考える前提には、このような未来に関する想定はありませんでした。
受講前は文書を、成果物を生み出すための工程としか考えていなかったのです。
文書を資産として扱う考え方が、足りませんでした。
連絡やタスクを、資産だと考える
- 文書とは、チーム全体の生産性を上げる資産である。
- 文書は、未来の生産性をも上げることができる。
このように考えると、文書で残すことの重要性が再定義されます。
自分の残した言葉が資産になり、プロジェクトや組織の管理に寄与できると理解できます。
もちろん受講前から「文書は大事。」と思っていたものの、その範囲は見積書や要件定義書などに限られていて、連絡1つまでは含まれていませんでした。
1つのメール連絡、1つのタスクまでを資産として文書で残すレベルなのか、と思いました。
文書術が働き方にも関わると感じたのは、こうした点からです。
文書スキル習得の、壁を乗り越えるために
1つの連絡まで文書で残すのは、簡単ではないなぁと思います。
セミナーの中でも、そういった話がありました。
例えば「固有名詞を省略せずに毎回書く」点について。
固有名詞は省略せずに使うと、文書が冗長になりがちです。
その時「簡潔に書くためにどうしたらいいのか」という壁が立ちはだかります。
自分の姿勢を振り返ると、こういう時に心が折れそうです。
クライアントさんから、カギ括弧おおすぎて読みづらい！なんて言われたら、たぶん駄目です。
それでも文書を資産だと理解していれば、壁を乗り越える動機が確保できるのではないかと思いました。
自分の場合、文書が冗長になってしまう壁は、まだ越えられていません。
- 主語を変える
- 箇条書きにする
- 文節を入れ替える
- てにをはを適切に使う
このあたりが、個人的な目前の課題になりそうです。
